Трудова книжка є важливим документом, який відбиває всі етапи трудової діяльності кожного працівника. Однак з появою нових технологій виникає питання про те, як краще зберігати та вести трудову книжку у паперовому чи електронному вигляді. Обидва формати мають свої переваги та недоліки, і вибір між ними може залежати від індивідуальних переваг та особливостей роботи.
Паперова трудова книжка має свої очевидні переваги. По-перше, вона є офіційним документом, який має юридичну силу та може використовуватись у суді чи інших офіційних процедурах. По-друге, паперова трудова книжка фізично існує і завжди під рукою, це дозволяє швидко перевірити інформацію, вносити необхідні записи та мати доступ до своєї історії трудової діяльності без використання електронних пристроїв.
Проте з розвитком цифрових технологій дедалі більше роботодавців пропонують своїм працівникам вести трудову книжку в електронному вигляді. Це дозволяє спростити процес ведення та зберігання документа, скоротити використання паперу та підвищити зручність доступу до інформації. В електронній трудовій книжці можна швидко та легко вносити зміни, а також зберігати та синхронізувати дані на різних пристроях.
Вибір між паперовою та електронною трудовою книжкою має ґрунтуватися на особистих уподобаннях та вимогах роботодавця.Кожен працівник повинен вирішити, який формат йому зручніше використовувати, та за необхідності проконсультуватися з юристом або фахівцем з кадрових питань, щоб переконатися, що обраний формат відповідає законодавству країни та вимогам роботодавця.
| Порівняння | Паперова трудова книжка | Електронна трудова книжка |
|---|---|---|
| Зручність використання | Можна легко вести записи та мати всю необхідну інформацію про трудову діяльність | Також легко вести записи та мати доступ до інформації з будь-якого пристрою з підключенням до Інтернету |
| Захист від втрати та пошкоджень | Паперова книжка може бути втрачена або пошкоджена, особливо при переїзді чи нещасному випадку | Електронна книжка зберігається у хмарному сховищі, що захищає її від втрати та пошкоджень |
| Правовий статус | Паперова книжка має офіційний статус та визнається законом | Електронна книжка має офіційний статус та визнається законом, особливо якщо використовується система, надана державою |
| Можливість перевірки даних | Для перевірки записів необхідно мати фізичний доступ до книги | Для перевірки записів достатньо мати доступ до інтернету та ввести особисті дані до системи електронної трудової книжки |
| Можливість підробки інформації | Паперову книжку можна підробити, змінити записи та пред'явити їх як доказ. | Електронну книжку також можна підробити, але є заходи безпеки та електронні підписи для забезпечення цілісності інформації |
Електронна форма зручніша; спрощення доступу до інформації як роботодавцю, так і самому працівнику.Фізособи вже мають можливість звіряти інформацію про свій страховий стаж у базі Пенсійного фонду України (ПФУ); зменшення негативних ризиків втрати паперової трудової книжки та її відновлення.
Як краще вести трудову книжку в електронному чи паперовому?
Необхідно зберігати паперову книжкуоскільки вона є джерелом відомостей про трудовий діяльності до 2020 року. У електронної версії фіксуються лише відомості, починаючи з 2020 року.
У чому мінуси електронної трудової книжки?
Мінуси електронної трудової книжки Записи до паперового варіанта вносять протягом п'яти днів, а в електронний – за один. Якщо новому працівникові не сподобаються умови і він вирішить піти, трудова буде зіпсована. А це може не дуже добре вплинути на кар'єру в майбутньому. Вносити коригування непросто.
Чи потрібно вести паперову трудову, якщо є електронна?
Для всіх працюючих громадян перехід до нового формату ведення відомостей про трудову діяльність є добровільним. Винятком є лише ті, хто вперше влаштовується на роботу з 2021 року – для них відомості про трудову діяльність вестимуться лише в електронному вигляді без оформлення паперової трудової книжки.