Ескіз навантаження має бути затверджений відправником вантажу і погоджений з перевізником. Один екземпляр ескізу зберігається у перевізника, другий у відправника вантажу.
7 років МТУ можуть використовуватися всіма відправниками, що обслуговуються затвердившим їх перевізником. Термін дії затверджених умов – 7 років. У разі відсутності у перші 7 років зауважень щодо безпеки перевезень та збереження вантажів документ може бути продовжено на такий самий термін.
Проект МТУ формує вантажовідправник, а стверджує перевізник. Пакет документів повинен містити описову частину, схеми розміщення та кріплення вантажу із зазначенням елементів, а також розрахунково-пояснювальну записку, в якій подано пояснення вибору того чи іншого способу розміщення та кріплення вантажу.
Ескіз навантаження є графічним документом на розміщення та кріплення вантажу, що пояснює вимоги Технічних умов розміщення та кріплення вантажу у вагоні чи контейнері.