З боку постачальника у будь-якому УПД обов'язково має бути мінімум два підписи: У рядку 10 – підпис особи, уповноваженої на передачу товарів, робіт або послуг.
Підписати електронний УПД може особа, уповноважена на підписання рахунків-фактур та первинних облікових документів. Якщо такими повноваженнями наділені різні працівники, то підписів має бути кілька – по одній від кожної уповноваженої особи. Електронний УПД може бути одностороннім чи двостороннім.
У УПД по рядку 15 повинна бути зазначена посада особи, яка отримала вантаж від імені покупця, його підпис та розшифрування підпису. Наприклад, у цій рядку повинен поставити свій підпис комірник (чи інший уповноважений співробітник), коли доставку здійснює постачальник складу покупця.
У рядку 18 "Відповідальний за правильність оформлення господарського життя" ставлять свій підпис керівник чи інша уповноважена особа (головний бухгалтер, бухгалтер, менеджер тощо). Якщо керівник не передав ці повноваження співробітнику, він сам повинен підписати УПД по даній рядку.