Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом.Feb 6, 2002
Формування справ – це групування виконаних документів у справа відповідно до номенклатури справ та систематизація документів усередині справи. В організаціях справи формуються централізовано у службі документаційного забезпечення управління (секретаріат, канцелярія, відділ діловодства тощо)
на обкладинці справи зазначаються реквізити: найменування організації (фондоутворювача); найменування структурного підрозділу; Заголовок справи; дата справи (Томи, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи.
При часткове оформлення справи здійснюються пересистематизація документів, нумерація аркушів (олівцем у правому верхньому кутку аркуша). Справа прошивається, складається лист-засвідчувач справи. Внутрішній опис документів справи може не складатися.